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Unterricht in Business English (Verhandlungssprache, Präsentationen, Meetings, Telefonieren, Korrespondenz, Grammatik, etc.)

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Set-up PMO im Prozessmanagement

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Set-up Project Management Office

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- Vermittlung externer Berater im Bereich Business- und IT-Consulting an den Standorten Eschborn, Frankfurt am Main und Leipzig (European Energy Exchange AG). - Prüfung von Dokumenten in englischer Sprache auf sachliche und sprachliche Richtigkeit: Proposals, Statements of Work, Non-Disclosure Agreements. - Preisverhandlungen in Englisch und Deutsch; kaufmännische Auswertung der Tender, Berechnung und Dokumentation von Savings. - Auftragsbearbeitung: Prüfung und Genehmigung von Bestellungen in SAP/SRM; Leistungsverbuchung; Anlage von Lieferantenstammdaten und Einkaufsorganisa-tionen in SAP/FI für Deutsche Börse AG Frankfurt und Clearstream Banking SA Luxembourg; Pflege der Ministämme in SAP/HR. - Lieferantenmanagement: Kommunikation mit Lieferanten in englischer und französi-scher Sprache, Durchführung von Lieferantengesprächen, Lieferantenbewertung mit-tels MS Excel Spreadsheets und Kommunikation der Ergebnisse via Lotus Notes; Beratung des Managements im Procurement. - Pflege der Projekt- und Lieferantendatenbank in Lotus Notes; aktive Teilnahme an Videokonferenz-Team-Meetings mit der Clearstream Banking SA Luxembourg.

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- Externe Beraterin im Project Office im SAP-Projekt Technical Sprint 2012 an Standorten in Deutschland, Frankreich, Indien und China. - Protokollführung in englischer Sprache während Sitzungen des Lenkungsausschusses und im Fachprojektleiter- und Supervisormeeting; Versand an die Niederlassungen. - Vor- und Nachbereitung von Besprechungen: Erstellung von Präsentationen und der Agenden; Klärung offener Punkte; Versand und Tracking von Einladungen, Korres-pondenz, Raumkoordination. - Führen der Aktionspunkteliste, Nachhalten von Aufgaben und Terminen, Erinnerung der Mitarbeiter des Projektmanagementteams, Wiedervorlage. - Unterstützung bei der Pflege der Lessons Learned List, Risk List, Quality Gates Check List sowie Planungslisten zum Customizing-Abgleich. - Tracking von Defects mit hoher Priorität im Rahmen des funktionalen Tests; Unterstützung bei der Organisation des Integrationstests der Fachbereiche. - Organisation der Rufbereitschaft und des Werkszutritts an zwei Go Live-Wochenenden: Übernahme von Usern aus den Cutover-Plänen der Fachbereiche, prüfen von Usern, Kontaktdaten, Verfügbarkeiten, Redundanzen sowie auf Plausibilität; Abfassen und Versand von Informations-Emails an das Projektteam; Koordination der Beantragung der Rufbereitschaft bei den Betriebsräten. - Ansprechpartner für Bosch-interne Mitarbeiter und externe Dienstleister. - Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten: Freischaltung von Usern zum Projektportal, Erstellung des PowerPoint-Templates für Präsentationen im Lenkungsausschuss, Erstellung von Verteilern, etc.

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- Projektcontrolling: Erstellung von Bestellungen für externe Mitarbeiter in SAP/ERP SRM und SAP/Netweaver EVO, Prüfung und monatliche Buchung der Leistungsnachweise (Timesheets, Abnahmezertifikate); interne Beauftragung; Budget-Kontrolle mittels Budget Control Sheet in MS Excel. - Aufbau des PMO in einem Austauschprojekt mit ca. 90 Mitarbeitern und externen Lieferanten: Aufbau und Pflege von Kontaktlisten, Anwesenheitsliste, Verteilern, RASCI-Matrix (Roles and Responsibilities List); Erstellung von Präsentationen: Organigramm, Übersichten zu Workstreams, Owners and Deliverables sowie zu technischen Funktionalitäten; Anfertigung technischer Übersetzungen Deutsch-Englisch. - Beratung des Projektmanagements hinsichtlich der Kommunikation im Projekt sowie des Aufbaus von Strukturen und der Dokumentation. - SharePoint: Aufbau und Pflege der SharePoint-Portale für Projektmitarbeiter und externe Lieferanten; Dokumentenmanagement, Freischaltung von Usern. - Meeting Management: Besprechungsorganisation, Protokollführung in Englisch und Deutsch, Catering. - Reporting und Tracking: wöchentliche Einforderung der Statusberichte aus den Workstreams und Konsolidierung im Overall Reporting Sheet in MS Excel; Tracking von Action Items und Pflege von Projekt-Risiken in SharePoint. - Organisation: Beantragung von Nutzerkennungen und Firmenausweisen, Umzugsorganisation für Projektmitarbeiter, Beantragung von Telefon- und Netzwerkanschlüssen, Organisation von Kick-off und Schulungen: SharePoint und interkulturelles Training für China. - Templates: Erstellung und Weiterentwicklung von Templates für Reporting (Project Management Reporting Sheet, Overall Reporting Sheet), Meeting Minutes und Meeting Rules in MS PowerPoint.

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Unterricht in Business English Vorbereitung auf das BEC Preliminary (Business English Certificate der Cambridge University)

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- Project Management Office (PMO) in Finance Cloud-Projekt mit der BayernLB: Unterstützung der Abteilungsleiterin, des Multiprojektmanagements und Projektteams an den Standorten München, Nürnberg und Offenbach. - Meeting Management: Vorbereitung der Agenden zu den Jours Fixes, Erstellung von Protokollen und Präsentationen in laufenden Besprechungen, Besprechungsorganisation, Terminkoordination und -kontrolle, Schaltung von Telefon- und Videokonferenzen. - Projektcontrolling: Verantwortung für Timesheets externer Mitarbeiter; Pflege und Erweiterung der Liste der monatlichen Aufwände in MS Excel, Erstellung von Kalkulationen zu Budgetierung und Forecast. - Erstellung, Lektorat und Korrektorat von Präsentationen für Kunden, Geschäftsführung, Lenkungsausschuss und Mitarbeiter (Meilensteinübersicht, Architektur und Komponenten, Terminpläne, etc.). - Pflege der Offene-Punkte-Listen für Multiprojektmanagement und Technisches Projektmanagement in MS Excel; Zusammenführung übergreifender Themen, Nachhalten von Aufgaben und Führen der Wiedervorlage; Tracken von Revisions- und Sicherheitsfeststellungen in Zusammenarbeit mit der Revision. - Unterstützung bei der Reorganisation der Ablage in Projektlaufwerk und SharePoint Server; Beantragung von Firmenausweisen und Nutzerkennungen (Eintritt/Verlängerung/Austritt); Weiterentwicklung und Pflege der Anwesenheitsliste; allgemeiner Ansprechpartner für interne und externe Mitarbeiter.

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- Komplette Organisation von SAP-Schulungen für ca. 300 Mitarbeiter an neun Standorten in Deutschland, Großbritannien und der Tschechischen Republik. - Anfertigung von Übersetzungen englisch-deutsch und Lektorat: Firmen-Richtlinien (Compliance, Fraud Prevention, Whistle Blowing, Equal Opportunities, Ethics), SAP-Schulungsunterlagen (Basisnavigation in ERP und Netweaver, Zeiterfassung, Projektmanagement-Tool 1-2), SAP-Material- und Spesencodes. - Rollenzuweisung in SAP mittels MS Excel-Tabellen. - Unterstützung bei der Budgetplanung für Schulungen in MS Excel. - Erstellung von Layouts: Excel-Spreadsheets zur Gesamtplanung der Kurse, Kursteilnehmerlisten in Word, etc. - Tracking und Eskalation von Themen, Aufgaben und Terminen für Management und Mitarbeiter. - Abfassen von Artikeln über den Projektfortschritt für den Firmen-Newsletter.

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Unterricht in Technischem Englisch und englischer Geschäftskorrespondenz