Teamassistenz & Office Management (m/w/d)

Die Position

Für ein etabliertes, familiengeführtes Beratungsunternehmen im Bereich Facility & Real Estate Management sowie digitale Transformation mit Sitz in Ahrensburg suchen wir aktuell eine Teamassistenz & Office Management (m/w/d) in direkter Festanstellung.

In dieser Rolle übernimmst Du eine zentrale Funktion an der Schnittstelle zwischen Organisation, Buchhaltung, Projektunterstützung und interner Kommunikation. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, unterstützt das Beratungsteam organisatorisch und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung interner Prozesse ein.

Du arbeitest strukturiert, denkst serviceorientiert und möchtest in einem modernen, wertschätzenden Umfeld Verantwortung übernehmen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

Projekt- und Systemorganisation

• Anlegen und strukturierte Verwaltung laufender Projekte in internen Systemen

• Pflege und Optimierung digitaler Arbeitsbereiche und Ablagestrukturen

• Koordination und Verwaltung gemeinsamer Kalender sowie digitaler Teamräume

Kaufmännische Unterstützung & Rechnungsprozesse

• Sammlung, Prüfung und systematische Erfassung eingehender Belege und Abrechnungen

• Digitale Ablage und strukturierte Dokumentation buchhaltungsrelevanter Unterlagen

• Vorbereitung von Zahlungsübersichten sowie Reisekosten- und Auslagenabrechnungen

• Kontrolle und Abstimmung von Kreditkarten- und Zahlungsabrechnungen

• Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen

• Nachverfolgung offener Posten und Unterstützung im Mahnwesen

• Enge Abstimmung mit externen Dienstleistern im Bereich Buchhaltung und Steuern

Office Management & interne Services

• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen

• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien

• Sicherstellung eines funktionierenden Büroalltags inklusive Koordination externer Dienstleister

• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen sowie Betreuung von Gästen

• Pflege interner Listen, Übersichten und Vertragsdokumentationen

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten

Teamkoordination & interne Abläufe

• Begleitung neuer Mitarbeitender während des Einstiegsprozesses

• Organisation wiederkehrender Termine und interner Routinen

• Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Teamaktivitäten

• Terminabstimmung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Dokumentation

Prozessoptimierung & Weiterentwicklung

• Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten in administrativen Abläufen

• Mitwirkung an Projekten zur Effizienzsteigerung und Digitalisierung interner Prozesse

• Weiterentwicklung von Vorlagen, Strukturen und Arbeitsstandards

• Übernahme kleiner organisatorischer Teilprojekte im Tagesgeschäft

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau o. ä.) oder vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektumfeld

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Microsoft 365, Teams, SharePoint)

• Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Organisationsstärke und ausgeprägtes Priorisierungsvermögen

• Freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke

• Mitdenkende, lösungsorientierte Haltung

• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil

Das erwartet Dich

• Sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten, familiengeführten Unternehmen

• Moderne digitale Arbeitsumgebung

• Firmenlaptop und -handy (auch privat nutzbar)

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu gelegentlichem Homeoffice

• Flache Hierarchien und direkter Austausch mit der Geschäftsführung

• Transparente Vergütung mit leistungsbezogenem Bonussystem

• Moderne Arbeitsplätze mit ergonomischer Ausstattung

• Gute Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkplätze

• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung

• Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits

• Interne Weiterbildungsformate und gezielte Schulungen

• Aktive Nutzung von KI-Tools als Teil der Arbeitskultur

• Regelmäßige Teamformate und strukturierte Einarbeitung

• Raum für eigene Ideen und Prozessverbesserungen