Senior PMO Manager – Project & Portfolio Governance (m/w/d)

Sie möchten nicht nur Projekte begleiten, sondern aktiv Einfluss auf deren Steuerung, Qualität und strategische Ausrichtung nehmen? Dann bietet Ihnen diese Position genau den richtigen Rahmen.

In einer komplexen IT-Organisation übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Projekt- und Portfoliomanagement und sorgen für Transparenz, Struktur und nachhaltige Prozesse. Sie bewegen sich an der Schnittstelle zwischen Fachbereich, Management und Delivery-Einheiten und gestalten aktiv die Weiterentwicklung von Methoden, Governance-Strukturen und Arbeitsweisen – sowohl im klassischen als auch im agilen Umfeld.

Dabei bringen Sie Ihre Erfahrung gezielt ein, um Projekte effizient zu steuern, Prozesse zu optimieren und die Organisation in Richtung moderner, skalierbarer Arbeitsweisen weiterzuentwickeln.

Deine Tätigkeiten

• Entwicklung, Integration und Test servicespezifischer IT-Lösungen im Fachbereich auf Basis von Vorgaben aus Service Design und Service Transition
• Erstellung und Pflege von Fachkonzepten sowie Prozessen in Abstimmung mit Delivery-Einheiten
• Implementierung und Durchführung von Reportings (intern und extern)
• Weiterentwicklung und Koordination übergreifender Fachthemen innerhalb der Organisationseinheit
• Zentrale Ansprechperson für Fachbereiche, Kunden, Mitarbeitende und Prozesse im eigenen Verantwortungsbereich
• Unterstützung und Begleitung von Projekten und Teilprojekten
• Eigenständige Entwicklung von Umsetzungsstrategien sowie Bearbeitung komplexer fachlicher Aufgabenstellungen
• Erstellung, Analyse und Auswertung von Maßnahmen- und Projektplänen (z. B. Projektfortschritt) sowie Sicherstellung der Fortschrittskontrolle
• Planung, Gestaltung und Verantwortung von Regel- und Managementreportings
• Transformation von Projekten von klassischen in agile Arbeitsweisen in Abstimmung mit der Leitung
• Operative und administrative Begleitung des Staffing-Prozesses inkl. Prüfung, Pflege und Nachverfolgung von Bedarfen und Tickets
• Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Statusberichten und Kennzahlen zur Prozesstreue auf Basis bestehender Tools und Datenbanken
• Dokumentation von Prozessen sowie Sicherstellung der Datenaktualität
• Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden zu Methoden, Instrumenten und Verfahren
• Fachliche Prüfung und Bewertung von Fragestellungen sowie Ableitung notwendiger Maßnahmen
• Methodische Begleitung der Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung von OKR (inkl. Coaching und Moderation)
• Unterstützung bei der Formulierung von OKR sowie Etablierung geeigneter Prozesse und Routinen
• Definition, Steuerung und Nachverfolgung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung inkl. Eskalation im Rahmen von Governance-Strukturen
• Administrative Begleitung von Gremien (z. B. Portfolio Alignment Board), inkl. Agendaplanung, Protokollierung und Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung bei der Projekt-Roadmap sowie Prüfung von Präsentationsinhalten auf Vollständigkeit
• Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Statusberichten zu Gremienergebnissen

Das gesuchte Profil

• Zertifizierungen im IT-Service-Management und Projektmanagement (PRINCE2 Foundation, ITIL Foundation v4)
• Zertifizierungen in agilen Frameworks (z. B. SAFe® Product Owner/Product Manager oder Lean Portfolio Manager sowie Professional Scrum Master I)
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Visio, MS Project, PowerPoint, Jira)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im behördlichen IT-Umfeld (innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Projektmanagement in leitender Rolle oder im PMO
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Spezifikation, Erstellung und Steuerung von Projektdokumentationen (innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Erstellung und Aufbereitung von prozess- und projektspezifischer Dokumentation (innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Mindestens 4 Jahre Erfahrung im Umgang mit Jira (Ticketbearbeitung und Prozesssteuerung, innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung mit Microsoft Dynamics CRM/ERP (innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der eigenständigen Bearbeitung von Arbeitspaketen im Kontext eines zentralen Produktportfolios
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung mit dem Zielsystem Alfabet
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Projektcontrolling (Budgetierung und Staffing, innerhalb der letzten 5 Jahre)
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Sprachanforderungen

• Deutsch: mind. C1
• Englisch: B1