(Lead) PMO (m/w/d)

Für ein anspruchsvolles Projektumfeld wird eine erfahrene (Lead) PMO (Project Management Office) gesucht, die das Projekt sowohl organisatorisch als auch administrativ maßgeblich unterstützt. Die Rolle übernimmt eine zentrale Steuerungsfunktion innerhalb des PMO und sorgt für effiziente Abläufe, transparente Kommunikation sowie eine strukturierte Projektumsetzung.

Deine Tätigkeiten

In dieser verantwortungsvollen Position agieren Sie als zentrale Schnittstelle innerhalb des Projekts und übernehmen unter anderem folgende Aufgaben:

PMO-Steuerung & Organisation

• Zentraler Ansprechpartner für alle organisatorischen und administrativen Themen im Projekt
• Proaktive Steuerung und Delegation von Aufgaben innerhalb des PMO-Teams
• Priorisierung und Koordination sämtlicher PMO-Aktivitäten

Controlling & Vertragsmanagement

• Betreuung des Finanz-, Projekt- und Vertragscontrollings, insbesondere für Kundenverträge
• Erstellung und Pflege von Forecasts
• Nachverfolgung und Erfassung von Projektleistungen
• Verwaltung und Betreuung der Kundenverträge

Datenmanagement & Dokumentation

• Pflege und Nachverfolgung von offenen Punkten gemäß Projektvorgaben
• Sicherstellung der vollständigen Dokumentation von Jira-Tickets
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Projektdokumenten nach der BWI-Projektmanagementmethode (PM@BWI), z. B. zu Risiken und Changes
• Verwaltung der Projektablage in BWI PM Pulse (MS SharePoint und MS Project)
• Pflege und Aktualisierung relevanter Systeme wie Jira, Confluence (beWIKI) und SharePoint

Projektkommunikation & Zusammenarbeit

• Erstellung und Bearbeitung von Projektpräsentationen sowie Statusberichten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings
• Erstellung, Abstimmung und Ablage von Protokollen

Unterauftragnehmer-Management

• Verwaltung von Leistungsnachweisen
• Koordination und Unterstützung bei Vertragsabschlüssen mit Unterauftragnehmern

Projektarbeit & Umsetzung

• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Projektaufgaben und Arbeitspaketen
• Planung und Koordination der erforderlichen Ressourcen

Das gesuchte Profil

• Sprachkenntnisse: Deutsch (C1) und Englisch (mind. B1)
• Zertifizierung: IPMA Level C oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Kenntnisse in gängigen Collaboration- und Projekttools (z. B. SharePoint, Jira, Confluence (beWIKI), MicroStrategy/KeyPIA)
• Praktische Erfahrung im Umgang mit Jira, Confluence sowie MS Project (ggf. Project Server)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel (inkl. VBA und Pivot-Tabellen)

Berufserfahrung:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Projektmitarbeiter in den Bereichen:
  • Berichtswesen
  • Change Management
  • Risikomanagement
  • Projektplanung
  • Management von Deliverables und Abhängigkeiten
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Lead-PMO-Rolle
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Strukturierung und Umsetzung von Aufgabenpaketen

Weitere Anforderungen:

• Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung (SÜ2)
• Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands (ca. 20 %)

Benefits

• Tarifgebundene Verträge nach BAP – fair, transparent und zuverlässig

• Volle Lohnfortzahlung bei Urlaub sowie im Krankheitsfall für maximale Sicherheit

• Ein fester persönlicher Ansprechpartner, der dich individuell betreut und begleitet

• Abwechslungsreiche tägliche Herausforderungen, an denen du wachsen und deine Stärken weiterentwickeln kannst

• Aktiver Gestaltungsspielraum: Bringe deine Ideen ein und entwickle kreative Lösungen mit

• Eine wertschätzende Unternehmenskultur, geprägt von Innovation, Flexibilität und Menschlichkeit

• Flache Hierarchien und ein sehr angenehmes Arbeitsklima, in dem Teamgeist und Zusammenarbeit großgeschrieben werden