Assistenz der IT-Abteilung (m/w/d)

Start: ab sofort

Laufzeit: 6-9 Monate

Auslastung: Vollzeit

Standort: hybrid, Frankfurt am Main

Ziel: Ziel der Rolle ist es, durch strukturierte Organisationssteuerung, fundierte Analysen und transparente Informationsaufbereitung die Handlungsfähigkeit und Zusammenarbeit der IT-Abteilung sowie der übergreifenden IT-Gremien nachhaltig zu stärken.

Deine Tätigkeiten

• Entwicklung und Abstimmung organisatorischer Lösungen für die IT-Abteilung

• Beratung der Abteilungsleitung in Organisations-, Personal- und Strukturfragen

• Erstellung von Richtlinien, Konzepten und Entscheidungsvorlagen

• Pflege und Weiterentwicklung des Akten- und Dokumentationssystems

• Koordination administrativer Prozesse (z. B. Zeiterfassung, Kontenanlage)

• Organisation und Steuerung von Beschaffungen (Inventar, Bürobedarf, Fachliteratur)

• Recherche und Abstimmung von Fortbildungsmaßnahmen, insbesondere im IT-Umfeld

• Abstimmung mit dem Haushaltsbereich zu Budget- und Projektmitteln

• Aufbau und Pflege von Statistiken, Kennzahlen und Reports zur Abteilungssteuerung

• Mitwirkung bei der Erstellung von Geschäftsberichten und internen Publikationen

• Koordination der Mitarbeit der IT-Abteilung in übergreifenden IT-Gremien und Verbundstrukturen

• Analyse von Beschlüssen und deren Auswirkungen auf den IT-Betrieb

• Vorbereitung und Abstimmung von Stellungnahmen zu IT-relevanten Themen

• Auswertung von Sitzungen, Beschlüssen und rechtlichen Entwicklungen

• Unterstützung und Koordination organisatorischer Themen in internen Projekten

Das gesuchte Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Umfeld

• Grundverständnis von IT-Strukturen und aktuellen IT-Standards

• Erfahrung im Projekt- oder Prozessmanagement

• Kenntnisse im Haushaltswesen sowie grundlegendes Verständnis von Beschaffungsprozessen

• Erfahrung in der Erstellung von Managementvorlagen, Berichten und Auswertungen

• Fähigkeit zur Erstellung und Analyse von Statistiken und Kennzahlen

• Kenntnisse der Organisationsstrukturen öffentlicher Verwaltungen

• Grundkenntnisse im Tarif- und Beamtenrecht

• Sehr gute Kommunikations- und Abstimmungsfähigkeit

• Sicheres Auftreten sowie Moderations- und Beratungskompetenz